A cada início de ano, é comum que queiramos colocar tudo em ordem, tanto na vida pessoal quanto na corporativa. E se você é um profissional do setor que organiza e conduz informações internas de uma Companhia, isso talvez signifique estruturar um planejamento de Comunicação Interna (CI).
Sendo em janeiro, ou em qualquer outro momento, confeccionar esse plano de ação para os meses que estão por vir pode ser um grande desafio. Mas não é preciso estresse, afinal, a Mar Comunica está aqui para te auxiliar!
Por isso, trouxemos esse artigo com dicas práticas que te ajudarão a elaborar um planejamento de Comunicação Interna completo e assertivo para a sua organização. E, o melhor de tudo, é que também disponibilizamos uma surpresa para você. Vem com a gente!
Antes de planejar é preciso analisar
Fazer um plano de Comunicação Interna pode ser algo bastante complexo, principalmente para aqueles profissionais que são recém chegados na Companhia, ou que, por algum outro motivo, precisam construir um plano do zero.
Isso se dá, pois é preciso conhecer a fundo as estratégias e os objetivos organizacionais, assim como conectar o planejamento com a cultura, os valores e a missão da empresa.
Cada organização terá demandas, políticas e diretrizes diferentes e, para isso, o mapeamento da Comunicação Interna é essencial. Portanto, tudo começará com o diagnóstico de CI, que é uma análise detalhada de todos os fatores pertinentes, como:
- Canais: quantos, quais e com que periodicidade são utilizados;
- Público: quais são e de que forma eles interagem com as informações que lhes são apresentadas;
- Pontos de atenção: a Comunicação Interna está alcançando quem precisa? Quais são os pontos fracos e fortes? De que maneira as falhas podem ser solucionadas?
A CI está conectada com os objetivos estratégicos da empresa ou sua única função está sendo a de repassar informações sem nenhum propósito? Ela interage com o público-alvo, estimula o engajamento, ouve os colaboradores e responde aos seus anseios?
Além dos citados acima, trouxemos mais alguns pontos-chave para a realização da análise da CI separados em 3 categorias base. Confira:
Esse detalhamento é fundamental para que se tenha uma visão objetiva de em que ponto a empresa se encontra e para estabelecer metas de onde se quer chegar.
O que é o planejamento de Comunicação Interna?
Em poucas palavras, o planejamento de CI é um guia que conduzirá todas as propostas traçadas para serem realizadas durante o período de tempo estipulado, que pode ser de um ano, por exemplo.
É nesse documento que constará todas as informações sobre as atividades, bem como os recursos e ferramentas necessárias para a realização delas. Nele, também são encontradas definições sobre os objetivos estratégicos da Comunicação Interna naquele determinado contexto organizacional.
É indispensável ter em mente que a CI está diretamente interligada com os propósitos e objetivos da empresa, e é um fator estratégico na tomada de decisões. Portanto, é imprescindível priorizar e buscar meios de transformar as principais diretrizes da Companhia em pautas do dia a dia.
Quais ações e campanhas levar em consideração na hora de planejar?
Um ponto importante no momento de definição das ações e campanhas é sempre olhar para o contexto e o pensamento estratégico da sua Companhia.
Não adianta nada colocar no planejamento de Comunicação Interna datas comemorativas, celebrações, campanhas e ações anuais que não vão de encontro aos objetivos organizacionais. E alguns motivos são:
1º – Eles não promoverão engajamento e identificação com o público interno;
2º – Seria um desperdício de força de trabalho, energia e recursos, que poderiam ser reaproveitados para outras demandas;
3º – Ocasionaria um excesso de comunicação, o que acaba banalizando todas as outras. Ou seja, o colaborador fica tão saturado que passa a não dar atenção a mais nada que venha do setor de Comunicação Interna.
E nós não queremos isso, certo?
Portanto, o segredo aqui é realmente alinhar as informações ao core do negócio. Digamos que a sua Companhia valoriza muito a segurança dos colaboradores e um dos principais objetivos é diminuir os acidentes de trabalho e gerar uma mudança de comportamento em torno desse fator.
Nesse caso, uma campanha anual bastante robusta em prol da prevenção de todos, do cuidado e da atenção no trabalho, estaria diretamente conectada à visão estratégica e ao que realmente importa para a organização.
Como estruturar o planejamento de Comunicação Interna?
Depois de todo o mapeamento realizado, é preciso partir para a ação e desenvolver o documento em si. Ele pode ser feito tanto em formato de planilha, que é fácil de alimentar sempre que necessário, quanto em forma de tabela em algum editor de texto/apresentações que você tenha mais costume de operar.
O importante é que contenha todas as informações essenciais para o seu plano de forma organizada e descomplicada.
Os principais pontos que devem ser levados em consideração são:
A recomendação é de que cada um desses tópicos seja preenchido detalhadamente de acordo com as atividades que serão realizadas durante o ano.
Lembre-se: a mensuração é muito importante!
Além de planejar e efetuar as demandas, ainda há um outro passo muito importante que é medir o impacto que as campanhas e/ou ações causaram nos colaboradores. Podemos dividir esse fator em 3 perguntas principais: o quê, quando e porquê? Veja a seguir.
O que?
Não há uma resposta fixa para essa pergunta, pois cada organização fará a mensuração do que realmente importa.
Voltando ao exemplo já mencionado acima, se a sua Companhia valoriza a segurança e busca uma mudança de atitude, é essencial que se desenvolvam formas de medir a evolução do comportamento ao longo do tempo.
Os acidentes de trabalho diminuíram? Os profissionais estão utilizando os EPIs de maneira correta? Eles sabem quais são os procedimentos que devem ser tomados em determinadas situações? A compilação desses dados pode ser uma forma de saber se as ações têm dado certo ou não.
Quando?
A mensuração deve ser algo recorrente e periódico. A recomendação é que seja feita no início, no meio e no fim de qualquer ação. E, de preferência, quando as atividades ainda estiverem frescas na memória dos colaboradores.
Porque?
A mensuração é imprescindível para que a área de Comunicação possa acompanhar os resultados das ações que vem desenvolvendo.
É por isso que medimos o quanto foi trabalhado, quais canais foram mais efetivos nas divulgações, os assuntos que foram compreendidos pelo público interno e aqueles que ainda precisam de reforço, entre outros.
Além disso, é importante mensurar para mostrar o valor do setor. Comunicação Interna demanda investimento e recursos, como qualquer outra área. E, para não cair na banalidade, ela também precisa mostrar o quanto é válida e necessária dentro da organização.
Agora, pegue aqui o presente que preparamos para você!
Agradecemos por ter chegado até aqui e esperamos que o artigo tenha sido muito proveitoso.
E, para fechar com chave de ouro, nós preparamos um material completo para que você possa estruturar o seu planejamento de Comunicação Interna de forma ágil e descomplicada.
Para fazer o download, basta clicar no botão abaixo. E, caso precise de ajuda, entre em contato com a Mar Comunica!
